Инвентаризация 80 МФУ за один день

Организация с 73 кабинетами на четырёх этажах попросила навести порядок с печатной техникой: никто точно не знал, сколько принтеров в здании, какие модели, где стоят и у каких нет инвентарных номеров. Без этого нельзя ни спланировать заправку картриджей на год, ни обосновать закупку расходников, ни понять, что ремонтировать, а что списывать.

Как делали

Инженер прошёл все кабинеты, включая административные и служебные помещения, и для каждого устройства записал модель, серийный номер, инвентарный номер с наклейки и состояние. Данные собирали в таблицу по этажам — так удобно и считать, и потом по ней же ходить на заправки.

По итогу: 80 устройств в 73 помещениях.

Что нашли

• Парк почти полностью унифицирован: 74 из 80 устройств — одна и та же модель лазерного МФУ Pantum. Для организации это хорошая новость: один тип картриджа, один комплект запчастей, одна процедура обслуживания.
• 9 устройств без инвентарных номеров — по каждому указали кабинет, чтобы бухгалтерия поставила на учёт.
• Два МФУ Kyocera с неполными данными — требовали уточнения серийных номеров и статуса.
• Несколько устройств с признаками износа механики — попали в список на ремонт, а не на заправку.

Как оформили

Руководителю не нужна таблица на 80 строк — ему нужен один лист с выводами. Мы подготовили письмо на бланке: четыре ключевые цифры (устройств, кабинетов, доля основной модели, устройств без номера), разбивка по этажам, три наблюдения — сначала положительное про унификацию, потом проблемные пункты, — и абзац о том, что дальше. Полный перечень по кабинетам с серийными и инвентарными номерами — отдельным приложением, пропуски выделены цветом.

Письмо уместилось на одну страницу и ушло руководителю в тот же день.

Что дальше

На основе инвентаризации составили годовой план: график заправок по кабинетам с учётом реальной нагрузки (администрация печатает больше, чем помещение), список МФУ на ремонт с предварительной оценкой и ежегодная профилактическая чистка всего парка. Для организации это означает, что закупка картриджей теперь планируется на год, а не «когда закончился».

Если у вас так же

Если в организации больше 20–30 принтеров и никто не помнит, какие они, — инвентаризация окупается первой же закупкой расходников. Для клиентов на абонентском обслуживании мы делаем её в рамках ежегодной профилактики; для остальных — как отдельную работу с письмом руководителю на выходе.