80 МФУ, 73 кабинета и один день

Организация, четыре этажа, 73 кабинета. Запрос простой: навести порядок с печатной техникой. Сколько в здании принтеров, никто точно не знал. Какие модели — тоже. У каких нет инвентарных номеров — тем более. Без этого невозможно спланировать заправку на год, обосновать закупку картриджей бухгалтерии и понять, что ремонтировать, а что пора списывать.

Как это выглядит на практике

Никакой магии: инженер, планшет и обход всех помещений — административных, служебных. У каждого устройства записываем модель, серийный номер, инвентарный номер с наклейки (если она есть), кабинет и состояние на глаз: следы замятий, полосы на отпечатке, треск при подаче бумаги.

Данные сразу вносили в таблицу по этажам. Это кажется мелочью, но так по этой же таблице потом удобно ходить на заправки, а бухгалтерия видит, на каком этаже искать «безномерные» устройства.

К вечеру было готово: 80 устройств в 73 помещениях.

Что нашли

Парк почти полностью унифицирован. 74 устройства из 80 — одна и та же модель лазерного МФУ Pantum M7108DN. Для организации это отличная новость, и мы её подали именно так: один тип картриджа, один комплект запчастей, одна процедура обслуживания. Закупка расходников превращается в одну строку в смете, а не в двадцать.

9 устройств без инвентарных номеров. По каждому указали кабинет, чтобы бухгалтерия могла поставить их на учёт. Такие устройства — частая головная боль при проверках: оборудование есть, а на балансе его нет.

Два МФУ Kyocera с неполными данными. Серийные номера не читались, статус устройств требовал уточнения.

Несколько устройств с признаками износа механики — они попали в список на ремонт, а не на заправку. Заправлять картридж в принтере, который жуёт бумагу, — это деньги в никуда.

Письмо, которое прочитает руководитель

Руководителю не нужна таблица на 80 строк. Ему нужен один лист, по которому за минуту понятно, что происходит и что от него требуется. Поэтому итог мы оформили письмом на бланке:

• четыре ключевые цифры крупно: устройств, кабинетов, доля основной модели, устройств без номера;
• разбивка по этажам;
• три наблюдения, и первое — положительное, про унификацию, потом проблемные пункты;
• один абзац о том, что дальше.

Полный перечень по кабинетам с серийными и инвентарными номерами — отдельным приложением, пропуски выделены цветом. Письмо уместилось на одну страницу и ушло руководителю в тот же день.

Что дальше

На основе инвентаризации составили годовой план: график заправок по кабинетам с учётом реальной нагрузки (администрация печатает в разы больше, чем вспомогательные помещения), список МФУ на ремонт с предварительной оценкой и ежегодная профилактическая чистка всего парка. Закупка картриджей теперь планируется на год, а не «когда закончился».

Совет: часть работы можно отдать скрипту

Если принтеры подключены к сети и на них включён SNMP, модель, серийный номер, счётчик отпечатков и остаток тонера можно собрать без обхода. Для этого есть стандартные коды (OID) из Printer-MIB, которые понимает большинство сетевых принтеров:

#!/usr/bin/env bash
# printers.txt — строки вида: IP;кабинет
# нужен пакет snmp:  sudo apt install snmp

echo "кабинет;IP;модель;серийный номер;отпечатков;тонер %"
while IFS=';' read -r ip room; do
    g() { snmpget -v2c -c public -Oqv -t 2 -r 1 "$ip" "$1" 2>/dev/null | tr -d '"'; }

    model=$(g 1.3.6.1.2.1.25.3.2.1.3.1)     # описание устройства
    serial=$(g 1.3.6.1.2.1.43.5.1.1.17.1)   # серийный номер
    pages=$(g 1.3.6.1.2.1.43.10.2.1.4.1.1)  # счётчик отпечатков
    level=$(g 1.3.6.1.2.1.43.11.1.1.9.1.1)  # остаток тонера
    max=$(g 1.3.6.1.2.1.43.11.1.1.8.1.1)    # ёмкость картриджа

    if [[ "$level" =~ ^[0-9]+$ && "$max" =~ ^[0-9]+$ && "$max" -gt 0 ]]; then
        pct=$(( level * 100 / max ))
    else
        pct="?"   # принтер не сообщает точный уровень
    fi
    echo "$room;$ip;$model;$serial;$pages;$pct"
done < printers.txt > inventory.csv

Раз в месяц такой скрипт даёт и счётчики для планирования заправок, и сигнал, что в каком-то кабинете вдруг стали печатать втрое больше. Но инвентарный номер на наклейке и треск в механизме по сети не видны, поэтому первый обход ногами всё равно нужен.

Что из этого вынести

Если в организации больше 20–30 принтеров и никто не помнит, какие они, инвентаризация окупается первой же закупкой расходников. Для клиентов на абонентском обслуживании мы делаем её в рамках ежегодной профилактики, для остальных — отдельной работой с письмом руководителю на выходе. Заправку картриджей и ремонт принтеров после этого планировать намного проще.